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Organizar eventos é uma das principais e mais efetivas formas de promover sua empresa ou alguma campanha. Sejam internos ou abertos ao público, os eventos têm o poder de engajar as partes de interesse a proporcionar uma experiência interativa e imersiva, podendo reforçar a imagem da sua marca e atrair mais clientes e parceiros.
Está planejando um evento na sua empresa? Confira agora 6 dicas para eventos:
Dica para eventos 1 - Monte um cronograma
Ao contrário do que muitos pensam, os eventos se dão em 3 etapas: o pré-evento, a execução e o pós-evento. Durante o pré-evento, é importante planejar e organizar tudo para a realização do seu evento: data, local, o que será oferecido, quem serão participantes e convidados, fornecedores etc.
No dia do evento, é importante garantir que tudo está conforme o planejado e é ideal que haja ao menos uma pessoa responsável por supervisionar a programação durante a realização do evento. Já o pós-evento é uma etapa mais importante para medir o sucesso do seu evento. Conduza pesquisas com os participantes para saber se os objetivos foram cumpridos, quais foram os pontos fortes e o que pode ser melhorado para futuras ações.
Montar um cronograma é muito importante para assegurar que as três etapas serão bem executadas. Organize o cronograma do seu evento listando todas as tarefas, incluindo prazos e os responsáveis por cada uma. Assim, você não deixar nenhuma tarefa atrasar ou ser deixada de lado.
Dica para eventos 2 - Planeje os custos
Extrapolar o orçamento é algo extremamente fácil quando se trata de eventos. No entanto, apesar dos eventos poderem trazer grandes vantagens ao seu negócio, não são uma atividade-chave e por isso devem ter os custos controlados e dentro de um planejamento prévio.
Faça um levantamento prévio dos custos do evento e pesquise fornecedores para garantir um orçamento realista e viável para a sua empresa. Durante a organização do evento, registre todos os custos para garantir que o orçamento está sendo respeitado.
Dica para eventos 3 – Divulgue Antecipadamente
A divulgação é uma das atividades que mais devem ser reforçadas. Lembre-se de divulgar o evento com antecedência o suficiente para que todos os convidados consigam se organizar para participar. Caso haja necessidade de deslocamento ou caso o evento tome bastante tempo em termos de horas de trabalho, é importante que a divulgação seja feita com bastante antecipação.
Outra dica para o seu evento é divulgar em todos os canais cabíveis, para garantir que a informação chegue às pessoas. Em um evento interno, use e-mail, cartazes, canais de comunicação internos e boca a boca. Para eventos externos, você pode usar também as redes sociais, revistas e jornais da sua área e até mesmo enviar convite aos convidados principais.
Dica para eventos 4 - Tenha fornecedores confiáveis
Um dos principais problemas que pode acontecer em um evento é o atraso ou falhas na entrega de materiais. Já imaginou receber um item errado no dia do evento? Ou então se o fornecedor atrasa e faz a entrega após a realização do seu evento?
Para evitar que esse tipo de situação aconteça, conte com fornecedores confiáveis e com experiência.
A IAFA confecciona camisetas personalizadas para eventos há mais de 35 anos e é uma das mais conceituadas empresas no segmento de camisetas promocionais, com estrutura e preparo para atender desde pequenas demandas à grandes quantidades com eficiência e pontualidade. Priorize fornecedores com esse grau de confiabilidade para garantir que tudo seja entregue conforme o planejado para o seu evento.
Dica para eventos 6 - Distribua brindes da sua marca
Tão importante quanto o evento em si é o impacto que ele trará aos participantes. Principalmente em eventos empresariais externos, é importante que a sua marca fique na memória das pessoas de forma positiva.
Para isso, distribua brindes com a sua marca, como camisetas, sacolas, bottons, canetas, cadernos, entre outros. Assim, os convidados se sentem mais beneficiados por terem participado do seu evento, além de terem uma lembrança constante da sua marca.
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